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La personne qui demande ses données a droit à leur copie. Les autres personnes citées dans les mêmes documents ont droit à rester en dehors.
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Selon l'article 15 du RGPD, une personne peut demander à tout organisme qui traite ses données s'il le fait, et en recevoir une copie avec les informations sur leur traitement : finalités, destinataires, durée de conservation et source. Salariés, anciens salariés, clients, patients, locataires et usagers exercent ce droit.
La copie se compose souvent de documents : e-mails, comptes rendus, rapports, contrats, dossiers. Ces documents mentionnent rarement la seule personne qui demande.
La réponse est due dans les meilleurs délais et au plus tard un mois après la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois quand les demandes sont complexes ou nombreuses, à condition d'en informer la personne dans le premier mois, avec les motifs. Masquer des dizaines de documents prend du temps : commencez tôt.
L'article 15, paragraphe 4, prévoit que le droit d'obtenir une copie ne porte pas atteinte aux droits et libertés d'autrui. Collègues, autres clients, témoins et proches cités dans les documents ont leurs propres droits. Leurs données sont donc masquées, sauf s'ils ont accepté leur communication ou si la personne qui demande les connaît déjà.
Masquer n'est pas une raison de retenir un document : le document est transmis, sans les données des tiers. L'appréciation de ce qui peut être communiqué appartient à l'organisme, souvent avec son délégué à la protection des données.
Obscelis repère les noms, adresses, adresses e-mail, téléphones et identifiants de chaque document. Vous gardez les données de la personne qui demande, masquez les autres en une décision pour toutes les occurrences d'une même valeur, et dessinez des zones sur les signatures ou l'écriture manuscrite.
Tout se passe sur votre ordinateur : les documents d'une demande ne partent jamais vers un service tiers. Chaque copie est exportée à côté de l'original et relue avant d'être publiée. Avec les offres Pro et Équipe, un rapport d'audit consigne les vérifications effectuées et les catégories masquées, sans aucune valeur masquée, et un projet entier s'exporte en une fois.
En général, non : la réponse habituelle est de transmettre le document en masquant les données des tiers. Refuser un document entier demande un motif précis, que l'organisme apprécie et doit pouvoir expliquer.
Cela dépend du contexte et de l'appréciation de votre organisme : le nom d'une personne qui agit dans ses fonctions ne se traite pas comme celui d'un tiers privé. Fixez une règle avant de commencer, et appliquez-la de la même façon à chaque document.
Le masquage est une partie de la réponse, pas toute la réponse. L'exhaustivité de la recherche, le délai, les informations jointes à la copie et la licéité de chaque communication restent de la responsabilité de l'organisme. Aucun outil ne les règle à lui seul.
Le droit d'accès du RGPD s'applique aussi aux administrations. La communication de documents administratifs à un tiers relève d'autres règles, avec leurs propres mentions à occulter : la même méthode de masquage s'y applique.
Caviarder un PDF, c'est retirer l'information du fichier, pas la cacher à l'écran. Voici la méthode, les pièges, et comment vérifier le résultat.
Dessiner un rectangle noir sur un nom le cache à l'écran, et nulle part ailleurs. Le texte reste dans le fichier, à un copier-coller près.
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Téléchargez-le pour macOS, Windows ou Linux : l'essai ne demande ni compte ni carte. Une question, ou une démonstration pour votre équipe ? Écrivez-nous.
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